Jak zarządzać zespołem rozproszonym? Jakie są wady i zalety takiej organizacji pracy zespołu?

Zespoły rozproszone

Obecna sytuacja na rynku pracy wymusiła bez wątpienia nowe systemy pracy oraz zmianę jej struktury. Coraz częściej słyszy się o zespołach rozproszonych. Zdarza się tak, że pracownicy jednego działu, którzy do tej pory pracowali w jednym biurze, nie widzą się i nie mogą wejść w bezpośrednie interakcje. Czym są zespoły rozproszone? Dlaczego menadżerowie obecnie mają trudne zadanie do wykonania, polegające na synchronizacji i uporządkowaniu pracy osób, które pracują z domowego zacisza?

Zarządzanie zespołem rozproszonym

Problemy współczesnych menadżerów dotyczą najczęściej synchronizacji pracy pracowników, którzy pracując nad jednym projektem, zmuszeni są do pozostania w domu. Sytuacja ta z pewnością utrudnia porozumiewanie się oraz opracowywanie poszczególnych działań tak, aby całokształt pracy zespołu był przemyślany i uporządkowany. Najprościej mówiąc, zarządzanie zespołem rozproszonym polega na:

Organizacji,

planowaniu,

kontrolowaniu,

motywowaniu pracowników.

Dlaczego zespoły rozproszone stają się tak powszechne?

Pracownicy wykonują swoje zadania w zupełnie różnych od siebie lokalizacjach, dlatego zadanie to wydaje się bardzo trudne. Obecnie są to jednak standardy, do których muszą dostosować się zarówno menadżerowie, jak i pracownicy. Biorąc pod uwagę obecną sytuację oraz przyszłe prognozy, z pewnością będziemy coraz częściej mieli do czynienia z systemem pracy tego typu. Z czego wynika ta tendencja? Przede wszystkim przyczynia się to tego rozwój technologi i cywilizacji. Jeszcze kilka lat temu takie hasła jak grywalizacja, mapowanie strumienia wartości czy cel smart były zupełnie nieznane. Dziś są to pojęcia, które znają zarówno podwładni, jak i podopieczni w korporacjach oraz innych miejscach
tego typu. Warto zaznaczyć, że łatwiej jest znaleźć specjalistę z innego kraju, który wykona tę pracę szybciej i efektywniej, dlatego wideo rozmowy i elektroniczne sposoby porozumiewania się stały się tak popularne. Co ciekawe, szacuje się, że aż 80% specjalistów z wybranych dziedzin pracuje zdalnie, wykonując pracę dla wielu różnych firm. Takie rozwiązanie do przede wszystkim elastyczność i oszczędność, jednak bez wątpienia taki typ współpracy bywa problematyczny.

Zarządzanie zespołem rozproszonym- Wady i zalety

Przywództwo w dzisiejszych czasach ma nieco inne konotacje niż kilka lat temu. Obecnie na czele zespołu staje najczęściej jedna osoba, która nadzoruje prace całego zespołu i ma decydujący głos. Pora więc zapoznać się zarówno z wadami, jak i zaletami zarządzania zespołem rozproszonym.

Zalety pracy z wykorzystaniem zespołów rozproszonych

Warto mieć także na uwadze ewentualne minuty wynikające z zarządzania zespołami rozproszonymi. Niestety taki styl pracy stwarza wiele wyzwań dla menadżerów, którzy nie są w stanie dokładnie weryfikować postępów w pracy oraz tego, jak wiele czasu pracownik poświęca na wykonanie projektu i jego poszczególnych kroków. Do największych wad należą tutaj te wynikające z komunikacji i synchronizacji pracy wszystkich członków zespołu. Jak wiadomo, każdy pracuje swoim rytmem, dlatego ważne są tutaj takie aspekty zarządzania, jak motywowanie oraz egzekwowanie postępów pracy.


Skuteczne i efektywne zarządzanie zespołami rozproszonymi- O czym warto pamiętać?

  1. Jasna definicja celów
    Dobrze sformułowane cele to podstawa funkcjonowania zespołu. Zmniejsza chaos. W trakcie ustalania celu ważne jest zwrócenie uwagi na kamienie milowe określenie i podział ról oraz przedstawienie wizji całego projektu.
  2. Realne spotkanie pracowników
    Zauważa się, że ludzie, którzy mieli okazję bezpośredniego spotkania, znacznie lepiej komunikują się wirtualnie. Spotkanie to warto przeprowadzić w początkowej fazie projektu.
  3. Zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi
    Do najnowocześniejszych narzędzi zaliczamy wideokonferencje, programy umożliwiające podgląd projektu, arkusze internetowe, nowoczesne platformy umożliwiające kontakt wielu uczestników dyskusji.
  4. Codzienna komunikacja
    Warto wdrożyć nawyk codziennie komunikacji, aby weryfikować postępy i motywować pracowników do większej wydajności. Zakresy tematów można wytyczyć elektronicznie lub SMS-owo.
  5. Wspólne decyzje i dbanie o lojalność
    Decyzje podejmowanie w zespole, a nie w pojedynkę są najczęściej bardziej przemyślane, a wspólna odpowiedzialność wzmaga lojalność grupy.
  6. Motywowanie
    Nie można zapominać o chwaleniu pracowników za ich postępy oraz starania. To jeden z
    najważniejszych elementów w trakcie pracy z zespołem rozproszonym.

Czym obecnie jest przywództwo?

Przywództwo na morzu

Czym w dzisiejszych czasach jest przywództwo? Jak zmieniała się jego definicja i rozumienie na przestrzeni lat oraz czym różni się przywództwo od zarządzania? Jaki jest dobry przywódca i jakie metody można zastosować w praktycznie każdym zespole? Oto odpowiedzi na te i inne pytania, które mogą nurtować osoby zainteresowane tym zagadnieniem.

Przywództwo wczoraj i dzisiaj

Ze względu na zmieniające się w czasie rozumienie przywództwa, bardzo ciężko jest podać jego jednoznaczną definicję. Niegdyś przywództwo było uznawane za równoznaczne z zarządzaniem. Dobry przywódca to miała być osoba, która potrafiła podporządkować sobie zespół, rozdzielić odpowiednio zadania, przypilnować jakości ich wykonania oraz wprowadzania ewentualnych poprawek. Jest to tak zwany transakcyjny typ przywództwa, który jest spotykany do dziś dnia, lecz już coraz rzadziej. Teraz zamiast zarządzania, częściej mówi się o partnerstwie oraz współpracy. Zarówno wedle badań, jak i doświadczeń wielu menedżerów oraz prezesów firm wynika, że jest to nie tylko model bardziej sprzyjający rozwojowi, ale także przynoszący więcej korzyści i bardziej efektywny.

Czym charakteryzuje się dobry przywódca?

Obecnie dobry przywódca to osoba godna zaufania oraz naśladowania. Ktoś, kto swoim przykładem potrafi pociągnąć za sobą współpracowników, zmotywować ich do wspólnego działania. W tym celu bardzo ważna jest pewność siebie lidera oraz jego wiara nie tylko we własne możliwości, ale także w możliwości całego zespołu.

Często menedżerowie współpracują przy projekcie razem ze swoim teamem, aby zbudować zażyłość oraz poczucie wspólnoty, poczucie, że realizowany cel ma służyć wszystkim. Podstawą do stworzenia takiej atmosfery jest między innymi zapewnienie bezpieczeństwa oraz przestrzeni na popełnianie błędów. Mogą się one zdarzać każdemu i dobry przywódca nie będzie za nie karał, lecz umożliwi wyciągnięcie wniosków i naprawę pomyłek. Zbudowanie wzajemnego zaufania jest niemalże najważniejszą cechą dobrze działającego zespołu.

Przywódcy także pobudzają i doceniają kreatywność członków swojego teamu, nie boją się przyznać im racji oraz uznać, że czyjś pomysł jest lepszy. Lider to osoba, która podtrzyma standardy oraz podniesie na duchu w razie niepowodzenia, a także zadba o dobre relacje międzyludzkie. Atmosfera w pracy jest niezwykle ważna i każdy pracownik dużo lepiej będzie się czuł i efektywniej działał, mając świadomość, że jest ważną częścią zespołu, a nie jedynie anonimowym człowiekiem, pracującym na czyjeś konto.

Metody wykorzystywane przed przywódców

Dobrzy przywódcy wiedzą, jakie metody i mechanizmy najlepiej sprawdzają się przy pracy zespołowej. Oczywiście, wszystko zależy od tego, z jaką załogą ma się do czynienia, w jakiej branży się pracuje oraz co jest celem do zrealizowania. Nie mniej jednak, pewne metody są możliwe do zastosowania w każdych warunkach.

Za podstawę nowoczesnych metod zarządzania uważana jest kultura organizacyjna. Wedle różnych definicji, najogólniej można ją uznać za wspólny system wartości, celów, oczekiwań i norm oraz metod pracy, jakie przyjmuje dana grupa, które jednocześnie odróżniają ją od innych grup. Obejmuje ona wszelkie niepisane zasady dotyczące standardu zachowania pracowników względem klientów oraz względem siebie nawzajem, a także standardu traktowania wszystkich pracowników przez szefa. Jest to element zespalający i jednoczący, który jest kluczowy dla stworzenia dobrze działającego, współpracującego ze sobą zespołu.

Ciekawą metodą jest także grywalizacja, czyli przeniesienie mechanizmów występujących w grach komputerowych na zarządzanie zespołem, w celu zwiększenia zaangażowania jego członków w rozwój danego projektu. Elementy takie jak współzawodnictwo pomiędzy poszczególnymi członkami drużyny, zdobywanie punktów, realizacja dodatkowych zadań, doskonale sprawdzają się także w prawdziwym życiu. Ludzie lubią być nagradzani za swoje osiągnięcia. I, mimo iż zawsze mówi się, że motywacja wewnętrzna jest bardziej istotna od zewnętrznej, wprowadzenie grywalizacji może być ciekawym sposobem na urozmaicenie pracy.

Ustalanie celów wedle zasady SMART sprawdza się na każdej płaszczyźnie życia, także tego biznesowego. Mimo iż został on stworzony w latach 80-tych XX wieku, jest wielokrotnie stosowany do dziś przez osoby zarządzające zespołami. SMART jest to akronim, w którym kolejne litery pochodzą od słów opisujących, jaki powinien być cel:

  • S – sprecyzowany
  • M – mierzalny
  • A – atrakcyjny
  • R – realistyczny
  • T – terminowy.

Zastosowanie metody SMART cel umożliwia wyjście od tych wytycznych oraz ustalenie szczegółowego planu działania, który pomoże zrealizować zamierzony plan w sposób szybki, efektywny i przyjemny.

Z kolei mapowanie strumienia wartości (VSM) jest techniką zaczerpniętą z branż zajmujących się produkcją przemysłową, jednak doskonale sprawdza się także w dziedzinach kreatywnych. Najprościej rzecz ujmując, polega na dokładnym opracowaniu bieżącego procesu twórczego, z uwzględnieniem ile czasu zajmuje każdy etap, dostrzeżeniu, w których miejscach występują niedociągnięcia i które elementy spowalniają cały proces. Następnie należy stworzyć plan docelowego wyglądu procesu oraz wprowadzić w życie zmiany, które umożliwią osiągnięcie tego stanu.

Jeszcze przywództwo, czy już partnerstwo?

Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Nie ulega wątpliwości, że coraz częściej typowe przywództwo rozumiane jako zarządzanie zasobami ludzkimi, jest zastępowane przez współpracę oraz relacje partnerskie. Nie mniej jednak każdy zespół potrzebuje lidera, który będzie umieć poprowadzić swój team do osiągnięcia zamierzonego celu. Zatem, choć idea przywództwa ulega przemianom, z pewnością nie zaniknie ona całkowicie. Warto więc wiedzieć, jak być dobrym przywódcą w dzisiejszych czasach.